Il whistleblowing nel gruppo di imprese: le indicazioni della Guida operativa di Confindustria

di Mario Iannuzziello,  Assegnista di ricerca in Diritto penale

 

 

 

 

1. Il recepimento della Direttiva whistleblowing nell’ordinamento italiano e la Guida operativa per gli enti privati elaborata da Confindustria

 

Il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24, recependo la Direttiva UE 2019/1937, meglio nota come Direttiva whistleblowing, ha innovato – come si legge nel comma 1 dell’art. 1 del d.lgs. n. 24/2023 – la disciplina sulla “protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato”, segnando un decisivo passo in avanti nella prevenzione dell’illegalità all’interno delle strutture organizzate, pubbliche e private.

 

In ragione della portata di tale riforma e della sua incidenza nel settore privato, l’Area Affari Legislativi e Regionali – Diritto d’impresa di Confindustria, con il contributo dei Gruppi di Lavoro “Legalità e 231”, “Privacy” e “Diritto societario”, ha curato la pubblicazione del documento Nuova Disciplina “Whistleblowing”. Guida operativa per gli enti privati, che si prefigge l’obiettivo di offrire delle indicazioni agli operatori economici per l’applicazione della nuova normativa all’interno delle imprese destinatarie del d.lgs. n. 24/2023, segnalando in premessa che “le indicazioni tengono conto anche della varietà di strutture organizzative, in funzione delle dimensioni e delle possibili differenti scelte adottate dalle imprese” e sottolineando anche “la libertà degli enti di adottare, nel rispetto del quadro regolatorio di riferimento, le soluzioni organizzative più adeguate in base alla propria struttura e governance”.

 

La guida operativa, che si segnala per completezza contenutistica e taglio pratico, è stata elaborata alla luce delle Linee guida ANAC del luglio 2023, emanate sulla scorta dell’art. 10 d.lgs. n. 24/2023, e tratta: 1) dell’ambito soggettivo e oggettivo di applicazione del d.lgs. n. 24/2023; 2) dei canali di segnalazione e dei soggetti legittimati a segnalare; 3) del canale interno di segnalazione (soffermandosi sui requisiti, sull’istituzione e sul coinvolgimento delle rappresentanze sindacali); 4) della gestione della segnalazione (specificando – in concreto – i soggetti destinatari delle segnalazioni e l’attività di gestione delle segnalazioni); 5) dei canali di segnalazione in condivisione e all’interno dei gruppi; 6) della tutela del segnalante e dei soggetti ad esso assimilati; 7) del trattamento dei dati personali; 8) del sistema sanzionatorio; 9) della disciplina whistleblowing e modello organizzativo 231; 10) dell’attività di formazione e informazione; e 11) della segnalazione esterna e divulgazione pubblica.

 

Alcuni di questi temi – come gli ambiti di applicazione, la procedura di segnalazione e il ruolo dell’OdV – sono già stati trattati su CCCHub, che ha seguito costantemente l’iter di recepimento della Direttiva whistleblowing (qui i post precedenti), sia evidenziandone l’impatto sui sistemi di compliance sia segnalando le prime pronunce giurisprudenziali basate sul d.lgs. n. 24/2023.

 

Tuttavia, tra quelli sviluppati nella Guida operativa per gli enti privati redatta da Confindustria merita una particolare attenzione la disciplina del whistleblowing nel gruppo di imprese e la sua premessa logica ossia la possibilità di condividere tra diversi enti, appartenenti o meno allo stesso gruppo, il canale di segnalazione.

 

Questo tema, infatti, non trova una disciplina specifica nel d.lgs. n. 24/2023, prevedendo – all’art. 4, comma 4 – soltanto la possibilità per più enti privati di avvalersi di un unico canale di segnalazione (infra § 2). Il documento qui in analisi prospetta delle interessanti soluzioni organizzative per far fronte a questo vuoto normativo (infra § 3) e per orientare l’adeguamento del modello e delle strutture di compliance dei gruppi di imprese, anche in ragione del fatto che altri ordinamenti, come quello francese e quello spagnolo, hanno dettato delle regole ad hoc per l’adozione delle procedure previste dalla Direttiva 2019/1937 nel gruppo di imprese (infra § 4).

 

 

2. La condivisione del canale di segnalazione tra imprese e l’accordo/convenzione con il soggetto-gestore esterno all’ente

 

L’art. 4 del d.lgs. n. 24/2023, che prescrive l’istituzione dei canali di segnalazione interna e disciplina la procedura di gestione, prevede – al comma 4 – per quei soggetti del settore privato che hanno impiegato una media di dipendenti non superiore a 249 unità nell’ultimo anno (cioè nell’anno precedente a quello istitutivo del canale di segnalazione) la facoltà di “condividere il canale di segnalazione interna e la relativa gestione”.

 

Condivisibilmente, la Guida operativa di Confindustria sottolinea che “Lo scopo di tale previsione è quello di consentire agli enti di piccole/medie dimensioni (siano essi entità giuridiche appartenenti a un medesimo gruppo o enti e organizzazioni privi di legame tra loro) di semplificare gli adempimenti e di contenere i costi”.

 

Il d.lgs. n. 24/2023, pertanto, apre alla possibilità che un soggetto esterno all’ente possa gestire il canale di segnalazione e che tale soggetto possa gestire anche più canali di segnalazione di imprese appartenenti al medesimo gruppo e anche di imprese indipendenti da un gruppo. A tal fine, gli enti che optano per esternalizzare e condividere il canale di whistleblowing devono stipulare degli accordi/convenzioni con il soggetto gestore, che garantiscano “l’obbligo di riservatezza, di fornire un riscontro e di gestire la violazione segnalata”.

 

Per rendere tale possibilità più accessibile alle imprese, la Guida operativa di cui ci si occupa individua – a scopo esemplificativo – quali elementi dell’accordo/convenzione tra l’ente che istituisce al proprio interno il canale e l’ente esterno che gestisce il canale:

 

a) le modalità di funzionamento del canale di segnalazione condiviso;

b) le finalità e i mezzi del trattamento dei dati personali;

c) le misure tecniche e organizzative adottate affinché il canale garantisca la riservatezza nell’ambito della segnalazione;

d) le misure tecniche e organizzative adottate affinché il canale di segnalazione garantisca a ciascun ente di accedere alle sole segnalazioni che lo riguardano;

e) il soggetto destinatario delle segnalazioni e i relativi compiti e poteri;

f) le procedure per il ricevimento delle segnalazioni;

g) il processo di gestione della segnalazione.

 

Accanto a questi requisiti, la Guida operativa precisa che l’ente dovrà sempre assicurare ai propri dipendenti una formazione adeguata sul whistleblowing, sulla procedura di segnalazione, sul corretto utilizzo del canale di segnalazione e sulle specifiche sanzioni legate alla violazione di tale procedura, che sono ad oggi incorporate nel modello di organizzazione e gestione, stante la modifica subita dall’art. 6 d.lgs. n. 231/2001 ad opera del d.lgs. n. 24/2023. Ancora, l’ente dovrà farsi carico di informare i dipendenti sull’esistenza del canale e di conservare la documentazione sulla segnalazione e sulla istruttoria che ne deriva.

 

 

3. Il whistleblowing nei gruppi di imprese: le indicazioni del documento di Confindustria

 

Una volta precisato il contenuto dell’accordo/convenzione per la condivisione del canale di segnalazione, la Guida operativa di Confindustria evidenzia le potenzialità operative che ne derivano sia per i gruppi di imprese sia per le imprese non appartenenti a un gruppo.

 

Da un canto, le imprese che appartengono a un medesimo gruppo possono individuare nella holding il soggetto “che predispone la piattaforma, smista le segnalazioni tra le controllate e/o le gestisce”: questa scelta organizzativa si mostra particolarmente funzionale laddove sia presente una compliance integrata di gruppo in quanto permette “una gestione congiunta del processo” di segnalazione.

 

Dall’altro, gli enti che non appartengono a un gruppo – nel testo della Guida operativa indicati come “enti indipendenti” – hanno la possibilità sia di istituire un proprio canale (nella forma della piattaforma informatica oppure nelle altre modalità previste dal d.lgs. n. 24/2023) e di individuare tra loro un ente che si occupi della gestione delle segnalazioni sia di scegliere un soggetto terzo che fornisca la piattaforma di whistleblowing e a cui può essere affidata anche la gestione della segnalazione.

 

Queste indicazioni operative riguardano le imprese che singolarmente hanno un numero di dipendenti minore o uguale alle 249 unità (come previsto dall’art. 4, co. 4, d.lgs. n. 24/2023) e appartengono a un medesimo gruppo, mentre il decreto legislativo del 2023 “nulla dispone in ordine alla possibilità di condivisione del canale tra imprese appartenenti al medesimo gruppo ma che superino tale soglia dimensionale” ed anche le Linee guida ANAC non forniscono indicazioni sul punto. Il documento di Confindustria, quindi, prospetta che è rimessa all’“autonomia organizzativa di ciascun ente la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta”.

 

Nel silenzio del legislatore e dell’ANAC, la Guida operativa fornisce un prezioso contributo per orientare le imprese appartenenti a un gruppo, prospettando due opzioni.

 

• La prima consta nella “gestione decentralizzata a livello di singola impresa controllata”: valorizzando la condivisione del canale di segnalazione, questa opzione consente alle società del gruppo di “utilizzare un’unica piattaforma informatica” predisposta a livello di gruppo. Il whistleblower, pertanto, potrà accedere al sistema, selezionare da un elenco l’ente in cui (nel caso di dipendente) o a favore del quale (nel caso di libero professionista) svolge la propria prestazione lavorativa ed effettuare la segnalazione. Successivamente, il soggetto incaricato presso l’ente selezionato avvierà la procedura di whistleblowing e gestirà la segnalazione. In merito a tale opzione, la Guida operativa segnala come questa assicuri “il rispetto del principio di prossimità suggerito dalla Commissione europea, poiché è la legal entity scelta dal segnalante a gestire la segnalazione e attivare il procedimento”.

 

• La seconda, invece, suggerisce di affidare “alla capogruppo, in qualità di soggetto terzo rispetto alle controllate, [le] attività inerenti alla segnalazione”. Pertanto, la holding potrà predisporre la piattaforma informatica di segnalazione ed eventualmente anche creare canali dedicati a ciascuna delle controllate, che assicurino la riservatezza infragruppo della procedura. Le società facenti parte del gruppo, che possono sia ricorrere a un soggetto terzo ed autonomo per la gestione del canale di whistleblowing (come previsto dal comma 2 dell’art. 4, d.lgs. n. 24/2023) sia condividere il canale con altri enti (vedasi il comma 4 dell’art. 4, d.lgs. n. 24/2023), possono individuare nella holding il soggetto deputato alle procedure di segnalazione, che è un soggetto terzo rispetto alla singola controllata e, quindi, con cui può anche condividere il canale di segnalazione La Guida operativa, poi, precisa che questa modalità di attuazione della disciplina del whistleblowing necessita di “appositi contratti di servizio tra la singola controllata e la capogruppo medesima” e che il gestore della segnalazione – cioè la capogruppo – “potrà avvalersi, volta per volta, del supporto degli uffici della controllata – nel rispetto degli obblighi di riservatezza – ovvero istituire ex ante una struttura dedicata che assicuri la partecipazione di soggetti interni alla controllata cui sia riferibile la segnalazione”.

 

Le due opzioni prospettate nel documento di Confindustria hanno, dunque, il pregio di valorizzare le disposizioni previste dall’art. 4 d.lgs. n. 24/2023 in un contesto – quello del gruppo di imprese – tralasciato dal legislatore interno, agevolando così gli enti organizzati in gruppo di imprese sottoposti alla disciplina del whistleblowing a recepire la normativa del 2023.

 

 

4. Uno sguardo al whistleblowing nel gruppo di imprese nell’ordinamento francese e spagnolo

 

Se il legislatore italiano non ha disciplinato il whistleblowing per il gruppo di imprese, in altri Stati si è adottato un approccio diverso, normando specificamente questo particolare aspetto della segnalazione degli illeciti all’interno degli enti.

 

In Francia, la LOI n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte (1), di recepimento della Direttiva 2019/1937, prevede che la procedura di raccolta e di gestione delle segnalazioni possa essere comune tra tutte o solo tra alcune delle società appartenenti a un gruppo e che le segnalazioni possano essere condivise nel gruppo per garantirne o completarne il trattamento.

 

In Spagna, la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, all’art. 11, rubricato Grupos de sociedades, dispone che la società holding possa definire un sistema comune di gestione delle segnalazioni e di tutela del segnalante, ferma restando l’autonomia e l’indipendenza di ciascuna delle controllate, che, nel caso di adozione di una politica di gruppo in tema di whistleblowing, devono adattarvi la propria organizzazione interna.

 

In questi due ordinamenti, quindi, il legislatore ha previsto la possibilità per il gruppo di imprese – senza alcun limite dimensionale, come avvenuto in Italia – di affidare la predisposizione del canale di whistleblowing e la gestione delle segnalazioni in capo alla holding, tracciando – in questo modo – anche delle direttive per l’aggiornamento dei modelli di organizzazione e gestione delle imprese francesi e spagnole.

 

Pertanto, anche alla luce del dato comparatistico, il documento Nuova Disciplina “Whistleblowing”. Guida operativa per gli enti privati redatto da Confindustria si presenta come un sicuro punto di riferimento per la trasposizione della disciplina italiana del whistleblowing nei gruppi di imprese.